Klachten
Het kan voorkomen dat u een klacht heeft. Het indienen van een klacht gaat als volgt.
Artikel 1 Definitie
Een klacht is een schriftelijke uiting van een instelling, organisatie, bedrijf of persoon, gericht aan het bestuur van het Volwassenenfonds Sport & Cultuur, het management of coördinator van het landelijk bureau of een provinciale coördinator of provinciale backoffices medewerkers, waarin deze zijn of haar beklag doet over het beleid dan wel een gedraging van het betreffende fonds.
Artikel 2 Doel
Deze procedure heeft ten doel een algemene handelwijze vast te leggen voor het behandelen van alle klachten die bij het Volwassenenfonds Sport & Cultuur binnenkomen.
Artikel 3 Registratie
Van elke klacht wordt door het Volwassenenfonds Sport & Cultuur op een klachtenformulier de volgende informatie geregistreerd:
• datum binnenkomst klacht;
• wijze waarop klacht binnenkomt;
• naam, adresgegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres van de klager;
• relatie klager met het fonds;
• type en omschrijving van de klacht;
• omschrijving van de door het Volwassenenfonds Sport & Cultuur te ondernemen actie en datum van definitieve afhandeling.
Artikel 4 Afwikkeling
De klacht zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen drie weken, schriftelijk worden beantwoord.
Indien de klacht niet binnen de termijn van drie weken kan worden afgehandeld c.q. beantwoord, zendt het Volwassenenfonds Sport & Cultuur de klager binnen deze termijn een ontvangstbevestiging en noemt een redelijke termijn waarbinnen antwoord tegemoet kan worden gezien.
Klachten over provinciale dienstverlening worden door het Volwassenenfonds Sport & Cultuur in samenwerking met de provinciale coördinator van het Volwassenenfonds Sport & Cultuur in behandeling genomen.
Artikel 5 Beroep
Indien de klager te kennen geeft geen genoegen te nemen met de beantwoording van zijn klacht, wordt de klacht in handen gegeven van het bestuur van het Volwassenenfonds Sport & Cultuur.
Het bestuur handelt de klacht verder af door tenminste telefonisch contact op te nemen met de klager en, al naar gelang van de bevindingen, hetzij de klager uit te nodigen voor een gesprek hetzij de klacht verder schriftelijk af te doen.
Artikel 6 Evaluatie
Tenminste twee maal per jaar wordt een overzicht gemaakt van de aard en de omvang van de klachten. Voor zover nodig treft de coördinator van het landelijk bureau Volwassenenfonds Sport & Cultuur naar aanleiding van dit overzicht maatregelen om nieuwe klachten te voorkomen. Aan het bestuur wordt mededeling gedaan van het overzicht en de naar aanleiding daarvan genomen maatregelen.
Een klacht kunt u indienen door een mail te sturen naar info@volwassenenfonds.nl of stuur een brief naar het Volwassenenfonds Sport & Cultuur t.a.v. het bestuur, Witboom 1, 4131 PL, Vianen
Gaat uw klacht over een lokaal fonds, vermeld dan duidelijk de naam van het lokale fonds.