Privacy Statement
Algemeen
Je wilt met hulp van het Volwassenenfonds Sport & Cultuur meedoen aan sport of een culturele activiteit. Leuk! Om jouw aanvraag te beoordelen hebben we gegevens nodig. Deze persoonsgegevens ontvangen we via een tussenpersoon, oftewel een intermediair. In dit privacy statement informeren we je graag over het gebruik van deze gegevens.
Welke gegevens en waarom hebben we deze nodig?
Wij verwerken persoonsgegevens van verschillende personen. Omdat wij graag zo specifiek mogelijk willen zijn, wordt hieronder per situatie informatie gegeven.
Deelnemers
| Gegevens | Waarom? |
|---|---|
| Je naam | Jouw naam hebben we nodig om je te kunnen helpen. |
| Adresgegevens | Dit is nodig omdat wij onze hulp moeten verantwoorden. Soms gebruiken we deze gegevens om je een brief te sturen. |
| E-mailadres | Dit is nodig om je te helpen met de aanvraag. |
| Geslacht | Dit is nodig omdat wij het geld dat we vergoeden moeten verantwoorden. |
| Geboortedatum | Dit is nodig om de leeftijd te bepalen en hiermee te toetsen of je binnen de doelgroep van het fonds valt. |
| Gegevens over het inkomen | Dit is nodig om te toetsen of je aan de voorwaarden (spelregels) voldoet om in aanmerking te komen voor support vanuit het fonds. Deze voorwaarden zijn opgesteld door jouw gemeente. |
| Informatie over de sport- of cultuuractiviteit | Wij kunnen je niet helpen als we niet weten wat je gaat doen en wat daarvoor nodig is. |
| Administratienummer | Jij bent natuurlijk geen nummer, maar je krijgt bij ons wel een nummer omdat dit gemakkelijker is voor de administratie. |
Daarnaast worden bepaalde gegevens soms gebruikt vanwege de wettelijke verplichtingen die we moeten nakomen. Zoals het verantwoorden van onze geldstromen. We bewaren jouw gegevens nog 7 jaar nadat jouw aanvraag is ingediend.
Intermediairs
| Gegevens | Waarom? |
| Je naam | Jouw naam hebben we nodig omdat je account persoonsgebonden is. |
| Functie (naast intermediair) en organisatiegegevens | Deze gegevens hebben we nodig om te weten of je werkzaam bent in het maatschappelijk werkveld en bij welke organisatie. |
| Provincie | Dit is nodig om te weten in welke provincie je inzetbaar bent als intermediair. |
| Zakelijk e-mailadres | Dit is nodig om contact met je te kunnen onderhouden en zodat je in ons systeem kunt inloggen. |
| Telefoonnummer | Dit is nodig om contact met je te kunnen onderhouden. |
| Geslacht | Dit is nodig om je op de gewenste manier aan te spreken |
We bewaren jouw gegevens minimaal 7 jaar omdat dit gekoppeld is aan aanvragen van de personen die jij aandraagt. Met jouw toestemming zetten we je contactgegevens ook op onze website zodat je goed zichtbaar bent als intermediair. Je kan je toestemming hiervoor altijd weer intrekken.
Websitebezoekers en nieuwsbriefabonnees
| Gegevens | Waarom? |
| Je naam en e-mailadres | Als je het contactformulier op onze website invult, hebben wij je naam en e-mailadres nodig om je vraag te kunnen beantwoorden. |
| Je naam, e-mailadres en provincie | Om je aan te melden voor de nieuwsbrief hebben we je naam/e-mailadres nodig en de provincie waar je woont of werkzaam bent zodat je de juiste informatie krijgt. |
Voor verwerking van deze gegevens is jouw toestemming nodig. We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk om je te helpen naar aanleiding van een vraag via ons contactformulier. Als je je abonneert op onze nieuwsbrief bewaren we je jouw gegevens net zo lang totdat je je afmeldt.
Contactpersonen bij verenigingen, instellingen en winkels
| Gegevens | Waarom? |
| Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres | Als contactpersoon bij een vereniging of een winkel hebben we je gegevens nodig om contact met je te kunnen onderhouden. |
| IBAN-nummer | We hebben je rekeningnummer nodig om het gedeclareerde bedrag te kunnen storten. |
Om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zijn we genoodzaakt deze gegevens te verzamelen. Omdat het gaat om financiële gegevens is de bewaartermijn 7 jaar vanaf het moment dat wij een deelnemer hebben geholpen.
Mogen we deze gegevens wel vragen en bewaren?
Ja, dat mag! De persoonsgegevens die wij krijgen in het kader van jouw aanvraag, gebruiken we om jouw aanvraag in behandeling in behandeling te kunnen nemen. Mochten we je aanvraag voor het Volwassenenfonds afwijzen, dan verwerken we je gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Ook kan het zijn dat wij de gegevens gebruiken omdat een andere partij (bijvoorbeeld een onderzoeksbureau) daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft. Het gaat dan om gegevens die worden gebruikt voor onderzoek. Daarbij blijft jouw privacy voor ons wel het allerbelangrijkst.
Ben je het er niet mee eens dat we gegevens verzamelen en bewaren in ons gerechtvaardigd belang? Dan kunt je altijd vragen of we hiermee stoppen (recht van bezwaar). Onderaan dit statement leggen we helder uit hoe je dit doet.
Van wie ontvangen wij gegevens?
Wij ontvangen jouw gegevens van een intermediair of van Sam&. Intermediairs zijn werkzaam in het maatschappelijk werkveld en melden jou op jouw eigen verzoek bij ons aan. Sam& voor alle kinderen is een samenwerkingsverband van Leergeld Nederland, Stichting Jarige Job, Nationaal Fonds Kinderhulp en Jeugdfonds Sport & Cultuur. Als je via het platform Sam& voor alle kinderen een aanvraag hebt gedaan en je 18 jaar of ouder bent geven zij jouw gegevens aan ons door.
De gegevens die wij kunnen ontvangen van een intermediair of van Sam& over jou, zijn belangrijk om jouw aanvraag te kunnen behandelen. Wij verwerken jouw gegevens dan ook in het kader van het beoordelen van de aanvraag. Als je vragen hebt over hoe Sam& omgaat met jouw persoonsgegevens klik dan hier.
Met wie delen wij de gegevens?
Alleen als het nodig is om je verder te kunnen helpen, geven wij andere personen toegang tot de gegevens. Zo geven wij jouw contactgegevens bijvoorbeeld door aan de vereniging waar je wilt gaan sporten of iets met kunst of cultuur wilt gaan doen. Ook de winkel waar je eventuele attributen aanschaft, krijgt jouw contactgegevens.
Ook de persoon of instelling die je heeft aangemeld (een intermediair), krijgt jouw gegevens. De intermediair is één van ons. Hij of zij kent jouw gezinssituatie goed en doet een aanvraag voor je. De provinciale sportorganisaties ontvangen ook jouw gegevens van ons, zij beoordelen namelijk je aanvraag. Zij krijgen alleen aanvragen van hun eigen provincie.
Wij verstrekken de persoonsgegevens alleen aan personen die voor ons werken en aan derden, voor zover noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. Derden aan wie wij de persoonsgegevens in ieder geval verstrekken, zijn:
- AFAS (het aanvraag- en registratiesysteem);
- De IT-dienstverlener;
- Nieuwsbriefapplicatie.
In sommige gemeenten verstrekken wij jouw gegevens gepseudonimiseerd aan een onderzoeksbureau. Gepseudonimiseerd betekent dat niet uit de gegevens kan worden herleid wie jij bent. Het onderzoeksbureau doet in opdracht van de gemeente onderzoek naar hoe de subsidies worden besteed.
Met alle partijen met wie wij jouw persoonsgegevens delen worden afspraken gemaakt over de omgang met jouw persoonsgegevens. Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om dit op een veilige manier te doen.
Wetenschappelijk onderzoek gemeente Rotterdam
Woon jij in Rotterdam en doe jij een aanvraag voor het Volwassenenfonds? Dan hebben we nog wat extra informatie. De gemeente Rotterdam heeft, net als wij, het doel dat iedereen mee kan doen aan een sport. De gemeente Rotterdam wil graag onderzoeken of deelname aan het Volwassenenfonds ook daadwerkelijk leidt tot een verhoogde sportdeelname van mensen die dit anders niet kunnen betalen. Dit doen zij door middel van een onderzoek. Het doen van dit onderzoek van de gemeente is verenigbaar met het doel van het Volwassenenfonds, namelijk de aanvraag behandelen.
Als jij een aanvraag doet in de gemeente Rotterdam, dan sturen wij een aantal gegevens over jouw aanvraag door naar een onderzoeksbureau. Dat bureau is ingeschakeld door de gemeente Rotterdam. We delen jouw gegevens niet rechtstreeks met de gemeente. Het onderzoeksbureau kan jou dan benaderen voor het onderzoek. Het onderzoeksbureau werkt voor de gemeente Rotterdam en zij zijn hier verantwoordelijk voor. Het Volwassenenfonds blijft alleen verantwoordelijk voor jouw aanvraag.
Als je vragen hebt over het onderzoek zelf, dan kun je contact opnemen met de coördinator van Volwassenenfonds Sport & Cultuur Zuid-Holland. Als je niet wil dat wij jouw gegevens doorsturen, dan kun je bij ons bezwaar maken. Zowel je vraag als je bezwaar kan je sturen naar: zuid-holland@volwassenenfonds.nl.
We sturen de volgende gegevens door aan het onderzoeksbureau:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Datum aanmelding
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
- Gekozen sportaanbieder
- Gekozen sportactiviteit
- Startdatum sporten
Welke rechten heb jij?
Allereerst is het belangrijk om te vermelden dat je met alle vragen bij ons terecht kunt. We hebben hiervoor een telefoonnummer en e-mailadres:
Telefoonnummer: 088-2037372
E-mailadres: info@volwassenenfonds.nl
In het bijzonder wijzen wij je erop dat je:
- altijd na kunt vragen welke gegevens we hebben opgeslagen;
- altijd bij ons terecht kunt wanneer bepaalde gegevens onjuist zijn;
- altijd een verzoek kunt doen om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen;
- ons altijd kunt laten weten dat je het niet eens bent met het gebruik van bepaalde gegevens, op grond van een gerechtvaardigd belang;
- ons kunt verzoeken het gebruik van jouw gegevens tijdelijk te stoppen;
- ons kunt vragen ervoor te zorgen dat bepaalde gegevens in een digitaal pakket worden gestopt, zodat die aan een andere organisatie kunnen worden gegeven.
Bij privacygerelateerde vragen of klachten kan je contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze FG houdt intern toezicht op de naleving van privacywetgeving. Je kan contact opnemen met onze FG ikattendijke@teamsportservice.nl.
Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan hier.
Aanpassen Privacy Statement
Het Volwassenenfonds behoudt zich het recht dit Privacy Statement aan te passen. Wijzigingen worden op de website van het Volwassenenfonds Sport & Cultuur gepubliceerd. Wij raden je aan om dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen om up-to-date te blijven.
Dit Privacy Statement is aangepast op: 05-04-2023.
Veel plezier bij jouw sport- of culturele activiteit!
Met vriendelijke groet,
Team Volwassenenfonds Sport & Cultuur